Большая печать

CIO
21.08.2006, №8
Автор: Александр Загнетко

Летом в компаниях нередко задумываются о необходимости модернизации ИТ-инфраструктуры. Принтеры и МФУ, например, подчас расхватываются, как горячие пирожки. Количество ежегодно выдаваемых всевозможными принтерами, копирами и МФУ листов, испещренных буквами и иероглифами на всех языках мира, формулами и картинками, приближается к числу с 13 нулями, корпоративная переписка уже давно характеризуется в лучшем случае как «ворох документов», самое захудалое ТЗ насчитывает 500 страниц. Едва ли стоит сокрушаться об утрате пишущих машинок и огромных неуклюжих станков, несущих аудитории свет знания посредством бесчисленных медных литер, вручную устанавливаемых наборщиками. Однако при этом трудно отделаться от ощущения, что любой менеджер, руководитель, журналист или чиновник несколько раз подумал бы о каждом лишнем слове, «выводящемся на печать», если бы единственным способом подготовить документ, статью или объявление являлся старый добрый Rheinmetall или отнюдь не шестисотый Mercedes. Хорошая машинистка была одним из наиболее ценных сотрудников, но даже лучшие из них не смогли бы за час в тысяче экземпляров увековечить очередное постановление или решение руководства.

Однако прогресс, разумеется, не остановить, а где спрос, там и предложение. Невероятное изобилие существующих сегодня на рынке моделей оборудования для печати и тиражирования очень часто ставит потенциальных покупателей в тупик. Перед ними сразу возникает множество дилемм, сделать выбор в рамках которых зачастую весьма непросто. Особенно актуальна эта проблема для крупных организаций. Конечно, принтер — не ERP-система. Многим кажется, будто все в этой области настолько просто, что можно закупать всевозможные МФУ и копиры почти не задумываясь. Однако нередко расходы на печать составляют десятки процентов от оборота компании, и далеко не все понимают, что их можно существенно сократить.

Александр Диментов

директор компании «Фан Systems»

Современный бизнес предъявляет серьезные требования к управлению потоками документов. Причем все большее значение получают цифровые документы, интегрируемые в различные системы документооборота. Полноценные многофункциональные устройства, особенно дополненные функциями финишной обработки, становятся неотъемлемой частью офисной инфраструктуры. Активное развитие технологий в этом направлении привело к тому, что все «детские болезни», вызывающие наибольшее опасение у пользователей — ненадежность работы, блокировка задач — остались в прошлом. Современные МФУ поддерживают независимое выполнение функций, поэтому выход из строя одного блока не останавливает работу остальных, а наличие различных очередей на каждую функцию позволяет говорить о подлинной многозадачности МФУ. К однозначным преимуществам МФУ по сравнению с отдельными устройствами следует добавить компактность функциональной единицы, унификацию интерфейсов, расходных материалов, драйверов и управляющих программ, а также точек входа технического обслуживания. А учитывая сравнимые ценовые характеристики совокупности отдельных устройств и МФУ — можно говорить о благоприятном экономическом эффекте от перехода на многофункциональные устройства, так же, как и о более четком управлении потоками документов. Причем все это — при более комфортном обслуживании парка техники системными и сетевыми администраторами. Но все же основным преимуществом МФУ перед разрозненными устройствами является возможность полной интеграции с различными системами документооборота, коммуникаций, визуализации документов, архивными и сетевыми приложениями.

Введение МФУ в офисную инфраструктуру, которое сегодня уже не вызывает больших проблем, позволяет считать данный тип техники не просто оконечным сетевым устройством, но центральным звеном в корпоративных коммуникационных процессах. В самом деле, когда компания сталкивается с необходимостью модернизировать свой парк принтеров, у человека, отвечающего за такого рода закупки, сразу возникает несколько вопросов. Во-первых, важно определить объемы, формат и качество печати. Необходимо подготовить статистику, включающую в себя количество оттисков, которые производятся в компании за год, с учетом их специфики (размер бумаги, качество графики, цветность) и провести интерполяцию динамики изменения этих объемов на ближайшее будущее, с учетом перспектив развития организации. В зависимости от внедряемых схем документооборота объемы печати могут не только нарастать (как происходит чаще всего), но и сокращаться. Затем стоит заняться структурированием корпоративной печати. Следует выяснить, какие рабочие группы и департаменты нуждаются в поточной черно-белой печати, для кого важны высокое качество графики, возможность печати в формате А3, необходима ли двусторонняя печать и послепечатная обработка, например, брошюрование, и т. д.

Проанализировав структуру расходов на печать и требования различных отделов к возможностям принтерного оборудования, можно смоделировать конфигурацию будущего «департамента печати». Иногда стоит действительно поручить процесс печати отдельному департаменту, однако в большинстве случаев оптимальной оказывается концепция, в рамках которой для сиюминутных нужд — распечатки деловой переписки, документов, электронных писем и несложной графики у каждой рабочей группы есть свой небольшой принтер, в то время как сложные материалы, например, рекламные буклеты, баннеры, отчеты, готовятся на специализированной машине. Различные вариации этого подхода на сегодняшний день остаются наиболее эффективными с точки зрения организации печати, поскольку позволяют экономить время сотрудников (им, как минимум, не приходится выстаивать в очереди к одному-двум принтерам, размещенным в коридоре, которые обслуживают всю компанию) и в то же время дают возможность удовлетворять возникающие не столь часто потребности в сложной печати. Результаты исследований показывают, что оптимизировав структуру печатного оборудования, в том числе с точки зрения его функциональности, продумав сетевую топологию, места расположения принтеров, можно сократить расходы на печать по крайней мере на 20%. А в некоторых случаях экономия может составить без малого 70%.

Олег Буюкян

коммерческий директор компании Printer Club

По мнению коммерческого директора компании Printer Club Олега Буюкяна, требования корпоративных заказчиков всегда остаются приблизительно одинаковыми. Всем хочется, чтобы с техникой было удобно работать, чтобы она была экономичной, чтобы удовлетворяла потребностям по скорости и производительности печати, чтобы не уходило много сил на техническое обслуживание и не было простоев из-за отсутствия расходных материалов. Сейчас все большее признание у клиентов получают МФУ. Стоит выделить два преимущества такого оборудования.

- Удобство использования. Эксплуатация одного аппарата в некоторых случаях удобнее, чем четырех: принтера, сканера, копира и факса. Клиенты, устанавливающие у себя МФУ, независимо от величины рабочей группы и производительности этого аппарата, прежде всего преследуют цель унифицировать и оптимизировать процесс использования печатной техники. МФУ, сочетающее несколько функций, позволяет сэкономить офисные площади.

- Экономичность эксплуатации. Обслуживание и обеспечение расходными материалами одного аппарата стоит дешевле, чем нескольких.

«Основной миф, который приходится постоянно развеивать, заключается в том, что будто бы МФУ — это дорого, — говорит Олег Буюкян. — На рынке наблюдается тенденция к снижению цен, а компании-производители все больше внедряют разнообразные программные пакеты, которые призваны облегчить работу с МФУ, сделать ее более удобной и понятной, расширяя возможности применения.

Сейчас многие заказчики задумываются об использовании цветной печати даже при организации процессов внутреннего документооборота небольшой компании. При этом у части клиентов присутствует ряд опасений, связанных с целесообразностью использования цветной печати. Многие считают цветную печать неоправданной роскошью для предприятия, даже несмотря на очевидные преимущества документов, выполненных в цвете. Мы работаем на рынке цифровой печатной техники с 1999 года и хорошо знаем модельный ряд цветных принтеров и МФУ нескольких ведущих мировых производителей, поэтому с уверенностью можем сказать, что цветная печать становится все более доступной и существует возможность подобрать цветной принтер на любой бюджет. Гораздо важнее правильно оценить те преимущества, которые дает цветная печать. Мы инсталлировали не один десяток цветных принтеров и МФУ и отрицательных отзывов клиентов не слышим. Трудности, которые возникают при модернизации парка техники, — это выбор оптимального набора оборудования, который всегда индивидуален».

Необходимо сформулировать требования к скорости печати, месторасположению и форм-фактору принтеров, качеству используемой бумаги, совместимости программной (наличие драйверов для используемых ОС, поддержка специфических режимов печати) и аппаратной (совместимость интерфейсов).

В зависимости от того, какие обозначены приоритеты, можно выбрать ту или иную технологию печати. Выбор между лазерными, светодиодными, струйными и твердочернильными аппаратами определяется главным образом предпочтительным соотношением цены и качества. Под качеством в данном случае можно понимать как надежность самого аппарата, так и собственно качество печати. Когда речь о принтере для небольшой рабочей группы, вероятно, по-прежнему стоит отдать предпочтение лазерной машине. Однако если сотрудникам этой группы необходимо выводить на печать цветную графику в незначительных объемах, можно приобрести отдельный струйный аппарат. Как бы то ни было, преимущества того или иного решения при эксплуатации на конкретном предприятии в большей степени определяются маркой оборудования, его конфигурацией и «корректностью» внедрения.

Требования корпоративного заказчика

специалисты компании Epson

По мнению специалистов компании Epson, сегодня корпоративный заказчик становится все более требовательным, хочет получить максимально надежное, простое и удобное в работе оборудование, обеспечивающее высокое качество печатных копий. Потребители стремятся найти наиболее привлекательное соотношение цены устройства, стоимости эксплуатации и качества.

Корпоративного заказчика сегодня больше интересуют технические характеристики и расширенные функциональные возможности устройств — это скорость и качество монохромной и цветной печати, объем встроенной памяти, поддержка языков управления, возможность работы по сети, наличие функции двусторонней печати. Для некоторых организаций также важна возможность печатать из-под DOS.

Важно, чтобы новое устройство легко устанавливалось в существующее сетевое окружение. Для этого есть, в частности, специальные утилиты для программ управления конфигурацией принтеров в сети. Они позволяют использовать единое ПО для управления всем парком принтеров, состоящим зачастую из моделей различных производителей.

В крупных организациях выполняется огромный объем печатных работ и на устройство печати приходится большая нагрузка, поэтому велика роль его надежности. Заказчик такого уровня, как правило, понимает, что, экономя незначительную сумму при покупке оборудования неизвестного или сомнительного производителя, потом можно потратить значительно большие средства на его эксплуатацию и ремонт. Поэтому большое значение имеет репутация производителя, его положительная история на рынке, доверие со стороны пользователя.

Нужно отметить, что в последнее время корпоративный заказчик осознает важность приобретения не только качественного устройства, но и оригинальных расходных материалов. Ведь желание сэкономить, приобретая дешевые неоригинальные тонеры сторонних производителей, зачастую приводит к поломке самого печатающего устройства и, соответственно, большим затратам. Бюджет, который вам придется выделять на печать, в среднем лишь на 20–25% определяется ценой самого оборудования. Основными являются эксплуатационные расходы. Замена тонера (картриджа), техническое обслуживание и ремонт оборудования, стоимость бумаги могут влететь в копеечку, если предварительно не изучить все нюансы эксплуатации приобретаемых машин.

Если говорить о том, как избежать целого ряда проблем при выборе принтерного оборудования для предприятий, не занимающихся непосредственно полиграфией или, например, фотопечатью, как это ни банально, можно посоветовать, прежде чем покупать, походить по офисам коллег. Присмотритесь к их оборудованию, пообщайтесь с системными администраторами и сотрудниками отдела ИТ, для того чтобы узнать о подлинных недостатках и преимуществах изделий различных производителей.

Впрочем, от неоправданных расходов вас не уберегут ни анализ потребностей в копировальном оборудовании, ни самые лучшие МФУ, если в компании ценность самих документов близка к нулю.

Наиль Гималиев

директор по маркетингу и развитию бизнеса подразделения Printing & Solutions компании Brother Russia

— Что сегодня требуется корпоративным заказчикам и какие трудности возникают у них при модернизации парка копиров и МФУ? Этот вопрос мы адресовали Наилю Гималиеву, директору по маркетингу и развитию бизнеса подразделения Printing & Solutions компании Brother Russia.

— Думаю, среди многочисленных проблем, которые предстоит решить при модернизации, вопрос «копир или МФУ?» уже решен, и не в пользу старого доброго автономного устройства.

МФУ как класс победно шествуют и по нашей стране, и по всему миру. Корпоративные заказчики, выбирая печатное устройство, часто не в состоянии правильно оценить необходимый функционал. Нужен ли для обычной офисной печати, копирования, сканирования и отправки факсимильных сообщений большой и громоздкий аппарат масштаба департамента, поддерживающий формат А3, или достаточно компактного МФУ, рассчитанного на рабочую группу? Не будем говорить об интересе дилера, предлагающего «большое» МФУ, а лишь упомянем типичные аргументы в пользу таких устройств. Речь наверняка пойдет о том, что «большое» МФУ более скоростное и производительное, а стоимость владения дешевле. Когда-то эти аргументы имели свою актуальность, принтеры формата А4 были, что называется, «слабенькими», а если устройство мощное, то оно должно было быть формата А3. Так долгое время смешивались понятия, что же нужно — быстрое устройство или возможность работы с А3?

Сегодня, например, даже самое простое лазерное МФУ Brother печатает, копирует и сканирует со скоростью 20 стр./мин. Мало? Пожалуйста, есть аппараты со скоростью 28 стр./мин. Остается ответить на вопрос, а часто ли вы используете А3? Как правило, печать в таком формате требуется весьма редко, я, например, как обычный труженик офиса, необходимости в этом не испытываю вообще.

А теперь подумайте, сколько человекочасов потратит компания, пока сотрудник будет путешествовать к «большому» аппарату (по пути чашечка кофе, пара свежих анекдотов, чемпионат мира по футболу)? Комфортно ли разгребать оставленные коллегами распечатанные документы, чтобы найти свой листок?

Итак, мы за децентрализованный офис, за автономию рабочей группы в деле печати, копирования, сканирования, отправки факсимильных сообщений. Именно это сейчас является насущной необходимостью практически любого офиса. В идеальном офисе компактное МФУ с эргономичным дизайном обслуживает отдельную рабочую группу. Устройство печати должно быть «гуманно» к сотруднику, благодаря дружественному интерфейсу, подсвечиваемому дисплею, в конце концов, если необходимо, клавиатуре Брайля, дублированию визуального и аудиосигнала.

Большая часть устройств сегодня оказываются интегрированы в сеть, сотрудник может выбрать для печати любое из подключенных устройств. Компактное МФУ не так сложно в обслуживании, как большая машина, и, соответственно, у компании, владеющей им, меньше зависимость от сервисной организации. Сотрудник может копировать, буквально не поднимаясь с места (благодаря низкому профилю устройства), печатать, сканировать, отправлять и получать факсимильные сообщения в сети. В конце концов, современное офисное МФУ не безликая белая «хлебница», а удачно вписывающееся в офисный интерьер устройство, надежный помощник работника, ориентированного на результат, а не на процесс.

Трудности, которые возникают при модернизации парка копиров и МФУ, связаны, в основном, с проблемой выбора подходящего устройства, определением ключевых для конкретной ситуации характеристик печатной техники.